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[経営] 社内不正防止と内部統制~その2

Q:前回に続き、中小企業が取組むべき各業務段階における内部統制制度の具体例について教えて下さい。

A:職務分掌の徹底を。

(2)販売活動の各段階における内部統制の例。

①受注段階:1)販売管理規程を作成し価格マスタ-変更権限者を限定。2)価格・値引き・回収条件の例外処理は事前承認。3)見積書は連番管理で責任者承認・控え保存徹底。4)与信管理規程作成。5)新規取引開始は事前承認。6)受注担当と与信担当を分離。7)顧客マスタ-登録・変更権限者を限定。8)注文書・契約書等の連番管理・責任者承認・社印の定期検査。②出荷段階:1)出荷担当と、会計・販売・請求担当を分離。2)出荷は注文書照合し責任者承認済の出荷指示書で実施、出荷報告書と定期照合。3)出荷担当以外の者が注文書・出荷指示書・物品受領書を定期照合。4)出荷報告書は連番で在庫管理用・経理用・運送業者確認用の3枚複写とする。③売上計上段階:売上計上担当者は、下記業務を兼務しない。1)受注業務・出荷業務、2)金銭出納・総勘定元帳記帳・値引き承認・請求書発行・代金回収、3)貸倒れ処理承認・郵便物開封・実地棚卸差異の照合・売掛金年齢表の作成と滞留売掛金の分析等。④請求段階:1)請求書発行担当者以外の者が注文書・請求書を照合、請求漏れ防止。2)請求書発行は販売担当以外の者で。3)回収は原則振込みのみ。4)受注・出荷・請求全て一連番号管理。⑤回収段階:1)総勘定元帳と補助元帳をチェック。2)支店・営業所を定期訪問し回収業務チェック。3)返品・値引き・貸倒れ処理の承認・チェックを徹底。4)得意先に残高確認。5)金庫抜打ち実査。 

(3)購買活動における内部統制の例。

①仕入担当と支払担当を分離。②請求書と納品書・検収書を照合、承認後支払。③上司確認・承認を徹底し、特定個人に購買権限を集中させない。④支払リベ-トの契約書・計算チェックを別担当に行わせる。

(4)在庫管理活動における内部統制の例。

①実地棚卸を実施し差異原因究明を徹底、②外部倉庫の定期視察・実査・在庫報告チェック、③定期的に担当交替、④管理者が照合・承認を徹底、⑤発注・検収業務と分離、⑥単価マスター改定権限者を限定する等

税理士法人石井会計代表
石井栄一氏
岡山市南区新保1107-2
TEL086-201-1211

本誌:2011年8.22号 25ページ

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