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「代理」のマナー

まさか?代理にお願いした用件で恥をかいているということはございませんか?

(1)貴方様の代理として、パーティーや葬儀の会場において記帳をする時、貴方様の代理のお方はどのように記帳をなさっていらっしゃいますか?

①代理者の名前を記帳…× ②貴方様の名前を記帳…× ③貴方様のお名前の後に(代)と記す。…○

(2)貴方様宛ての贈答品、女性好みのお菓子でもあるし、社内の女性陣に「皆で食べなさい。お礼状きちんと送っておきなさいよ。」とつたえました。さて、社内の女性はどのようにお礼状を送っているでしょうか?

①とっても美味しかったです。有難うございます。との言葉を添え実際に食べて女性のお名前を記載。…×
②社長がくれたから、みんなで食べました。有難う。の意を記した手紙を送る。…×
③社長がお相手にお世話になっていることに対するお礼を記載、あくまでも頂いたのは、社長である事を最優先してあるお礼状を、社長の名前で送る。手書きであれば、社長の筆跡と異なるので、社長のお名前の下に(代)と記す。…○
④社長の代わりに、お礼状をパソコンで記載し、社長の直筆サインを社長にお願いした手紙を送る。…○

(3)社長に関する頂き物に関して、みんなで食べて良いよ。きちんと、お礼の電話かけておきなさい。との指示、社内のお方はどのような言葉の電話をかけているでしょうか?

①社長に電話しなさいって言われたから~との言葉がついている。…×
②みんなで頂きました。有難うございます。と言ってしまった。…×
③くれぐれも宜しく伝えて欲しい。感謝している旨。社長に成り代わり伝えることができ、社長が喜んでおり、きちんとお礼の電話をしなさい。と言った真意がお相手に伝わっている。…○

(4)代理でのパーティー出席、貴方様の代理のお方はどのように対応なさっているでしょうか?

①席次表がない食事会だったので、おまねき下さったお方の指示に、素直に従い行動している。貴方様の代理であるという事は、貴方様と同等におもてなしすることが、お相手側のマナーです。案内をされるがまま代理出席でない他のお方よりも、上座に着席し、食事をしました。…×
②代理出席でない、他のお方に、社長に成り代わり常日ごとの感謝の意を伝える事ができ、社長から皆さまにお世話になっていることを、常日頃から聞いていることによる皆さまへの感謝を表すことのできるお席に、席次表のない食事会だったので着席することができました。…○
③社長は他の用事で忙しいので・・。と言ってしまい、他の用事の方が優先順位として先である印象を与えてしまった。…×

それぞれの項目において、何が間違っているのか、もしくはマナーとして何を最優先にするべきなのか?は、貴方様がお気づきでいらっしゃると思います。

貴方様と同じ感性で、貴方様の代理として成り立っているのか、見えない部分の確認が必要です。貴方様のお耳には、代理のお方の粗相は入りません。

日本語同士での会話においても、日本語でうまく通訳ができる人材育成が求められている企業に、幾度となく接することがありましたので、このたびはご確認をかねてご紹介致しました。

河村まどか
礼儀作法教室ドルチェ・フィニッシングスクールを主宰。岡山、山口に教室を持つほか、企業研修など全国で出張レッスンを開催。ホームページはhttp://dolce-fs.net メールアドレスはinfo@dolce-fs.net

本誌:2012年7.16号 25ページ

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