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[経営] 社内不正防止の仕組み作り~その2

Q:前回に続いて、社内不正防止のために中小企業が取組むべき内部牽制制度を解説して下さい。

A:職務分掌を徹底して不正防止を

購買・在庫管理・経理業務につき以下の様な内部牽制制度が考えられます。

1.購買活動における内部牽制制度の具体例。

(1)仕入担当者に支払業務を行わせない、(2)請求書と納品書・検収書との照合、承認後支払へ、(3)上司による確認・承認を行い、特定個人に権限集中しない、(4)別担当者にリベ-トと契約書のチェックを行わせる。

2.在庫管理に関する内部牽制制度の具体例。

(1)実地棚卸を実施し差異原因の究明を徹底、(2)外部倉庫の定期視察・実査・在庫報告のチェック、(3)定期的に担当交替、(4)管理者による照合と承認、(5)発注・検収業務と分離、(6)適切な承認による単価マスター改定。

3.経理部門における内部牽制制度の具体例。

(1)現金取扱者と仮払申請書の承認者を分ける、(2)定期的に現金実査を行い上司が承認、(3)上司の承認により小切手を振り出す、(4)未使用小切手帳・印鑑等は厳重保管、(5)受取手形・支払手形記入帳を作成し上司が承認、(6)書き損じ手形・小切手は保管、(7)定期的に当座照合表を入手し、差異につき当座勘定調整表を作成、(8)売掛金回収は銀行振込を原則とする、(9)領収書は連番の自社専用領収書を作成し厳重管理する。

4.内部牽制制度確立のポイントは以下のとおり。

(1)職務分掌を徹底:1つの職務を2人以上の担当に関わらせる事で不正を防止する。小切手・手形・振込依頼書作成は担当が行い、銀行印押印は上司が行う。

(2)売掛金管理を徹底:売上代金着服などの不正防止には、領収書管理と滞留債権管理の徹底が重要です。滞留売掛金の督促ル-ルの徹底を図り、定期的な売掛金の残高確認を行う。


(3)支払稟議体制を確立:経費の事前承認制度や支払報告書による承認など上司による承認を徹底する。

(4)一定額以上の現金は会社に保管しない:不正を防止
する為には、売上代金は定期的に銀行に預け入れ、手持ち現金は一定額のみ保管する。レジシ-トは各店舗で毎日現金と照合し、本社でも預入金と各店舗レジシ-トの照合を行い確認することが望ましい。 


税理士法人石井会計代表
石井 栄一氏
岡山市南区新保1107-2
TEL086-201-1211

本誌:2009年7.13号 29ページ

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