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[オフィス] 手帳の有効な使い方

 Q 書店へ行くと店頭にたくさんの手帳が並んでいますが、ビジネスに生かすにはどう使えば良いのですか。

 まずは書き込むことが重要

 A 今、大変な手帳ブームだ。大手書店には手帳術に関する本があふれている。著名人のノウハウを注いだ手帳が次々に発売され、こちらも売れ筋商品だ。中でも極め付きは、超整理法の野口悠紀雄教授。氏の考案した超整理法の手法を用いた手帳が発売され、こちらも大人気。しかし、野口教授は電子手帳などPDAの新機種が出るたびに購入するらしいが、実際に使ったことは一度もないと言う。

 実は、私も以前、電子手帳を使っていたが、このところまた手帳に戻っている。

 その理由を考えてみた。3つあると思う。1つ目は書くということの大切さ。書くことによって、記憶され、整理される。入力するのとは何か違う。2つ目に、一覧できること。PDAもカラー液晶になり、ずいぶん良くなったが、まだまだ紙にはかなわない。年間、月間、週間と連続して確認するという作業やすぐに確認できるという点でも見劣りがする。3つ目にすぐ予定を書き込めるという点だ。PDAへの入力速度は手書きの速度より劣る。電話や商談中に、速さは非常に重要な意味を持つ。

 また、使い方も大切だ。まず、その場で書くこと。後で書けばいいと思っていると、つい忘れてしまう。次に、ひとつの手帳に書くこと。仕事用とプライベート用とか分けていると、ダブルブッキングの原因になってしまう。最後に、優先順位を決めておくこと。決めていないと、どうしようかと迷っているうちに返事が遅れてしまう。早いもの勝ちで、早く入ったものから予定を入れるという方法でもいいと思う。先に入れた予定より、どうしても重要な案件が入れば、変更すればいいのだから。この順番を決めていないと、スケジュール管理に必要以上に時間をとられることになる。

 多忙な方は、例外なく時間の使い方がうまい。ビジネスで成功するための条件として、時間管理は必須であろう。私もいまだに、いろいろな手帳を使っているが、まだコレというものには出会っていない。来年は、マンダラ手帳を使ってみようと思い、先日購入したところだ。こちらは知人に勧められたもので、年間計画どころか、なんと人生計画から考えるようになっている。相性が良ければいいのだが…。


(株)サイトウジムキ社長
斎藤謙次 氏
倉敷市児島駅前1-22-3
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本誌:2006年12.11号 29ページ

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